Con l’introduzione della Legge di Bilancio 207/2024, le spese di trasferta sostenute dai dipendenti sono entrate in una nuova fase di regolamentazione che impone importanti modifiche sulla deducibilità e sulle modalità di rimborso. Per le aziende e i lavoratori, questi cambiamenti potrebbero portare sia vantaggi che nuove sfide amministrative.
In questo articolo, vedremo insieme le novità più rilevanti rispetto alle spese di trasferta per il 2025. Una vera e propria guida pratica che aiuti a comprendere come applicare correttamente le normative fiscali e a superare eventuali dubbi.
Tipologie di trasferte e condizioni di deducibilità
| Tipo di Trasferta | Condizioni di Deducibilità | Limiti Esenti | Modalità di Rimborso |
| Trasferte nel territorio comunale | Le spese di vitto e alloggio sono deducibili al 75% se documentate, anche se pagate in contante | Nessun limite esente, ma solo per trasporti | Rimborsi documentati (es. ricevute taxi), solo per trasporti pubblici |
| Trasferte fuori dal Comune (Italia) | Indennità forfettaria deducibile fino a 46,48 € al giorno | 46,48 € al giorno | Indennità forfettaria, rimborso per vitto/alloggio (soggetto a limiti ridotti se combinato) |
| Trasferte fuori dal Comune (Estero) | Indennità forfettaria deducibile fino a 77,47 € al giorno | 77,47 € al giorno | Indennità forfettaria, rimborso per vitto/alloggio (soggetto a limiti ridotti se combinato) |
| Rimborso Analitico | Rimborso per spese documentate (vitto, alloggio, trasporto) non imponibile | Spese accessorie esenti fino a 15,49 € per l’Italia o 25,82 € per l’ Estero | Rimborsi analitici con documenti validi (ricevute, fatture) |
Le trasferte si distinguono in base al territorio e alla modalità di rimborso. Ecco un riassunto delle principali categorie:
Trasferte nel territorio comunale
Quando un dipendente si sposta all’interno dello stesso Comune in cui si trova la sede di lavoro, le indennità o i rimborsi per le spese sostenute sono integralmente imponibili, ad eccezione delle spese di trasporto. Questi rimborsi devono essere documentati con ricevute, per esempio quelle per i taxi, per essere deducibili. È necessaria una documentazione interna per attestare che il dipendente ha svolto attività fuori sede. Questo tipo di trasferta è soggetto a regolamenti specifici che devono essere seguiti attentamente per evitare errori fiscali.
Trasferte fuori dal comune
Per le trasferte fuori dal Comune di residenza, il sistema di rimborso prevede tre modalità principali:
- Indennità forfettaria: questo tipo di rimborso è esente da imposte fino a un massimo di 46,48 euro al giorno (in Italia) o 77,47 euro (all’estero). Superato questo importo, la somma diventa imponibile.
- Rimborso misto: se il datore di lavoro eroga una combinazione di indennità forfettaria e rimborso per vitto e alloggio, i limiti di esenzione si riducono (ad esempio, a 30,99 euro per le trasferte in Italia).
- Rimborso analitico: quando le spese di vitto, alloggio, trasporto e viaggio vengono documentate tramite ricevute (a piè di lista), il rimborso non è soggetto a tassazione. Tuttavia, rimborsi per altre spese (come lavanderia o telefono) sono esenti solo entro un limite giornaliero di 15,49 euro (Italia) o 25,82 euro (estero).
Condizioni per la deducibilità
Per tutti i rimborsi (sia analitici che forfettari), è necessario che i pagamenti siano effettuati tramite mezzi tracciabili (come bonifici o carte di credito/debito). Le spese sostenute all’interno del Comune possono essere dedotte solo per una percentuale del 75% se pagate in contante, ma sempre a condizione che siano documentate.
Deducibilità delle spese di trasporto pubblico di linea
| Tipo di Trasporto | Modalità di Deducibilità | Obbligo di Tracciabilità | Documentazione Richiesta |
| Trasporto Pubblico di Linea | Deducibile integralmente per l’impresa e non imponibile per il dipendente | Non obbligatorio l’utilizzo di strumenti tracciabili | Biglietti o titoli di viaggio validi, attestazione dell’attività lavorativa (es. nota spese) |
| Taxi, NCC, Altri Trasporti Privati | Deduzione solo con strumenti tracciabili | Obbligatoria la tracciabilità del pagamento | Ricevute o fatture con modalità tracciabili |
Un aspetto fondamentale introdotto dalla Legge di Bilancio riguarda le spese di trasporto pubblico di linea (treni, aerei di linea, autobus, metropolitana, ecc.). Per questi tipi di trasporti, non è obbligatorio utilizzare strumenti di pagamento tracciabili, il che rappresenta una novità significativa. Tuttavia, per poter dedurre tali spese, è indispensabile che siano accompagnate da una documentazione valida (come biglietti o ricevute).
- Non imponibilità per i dipendenti: Se l’azienda rimborsa i costi di trasporto pubblico, queste somme non concorrono alla formazione del reddito imponibile del dipendente, a patto che siano fornite le necessarie prove di pagamento.
- Deducibilità per l’impresa: Le imprese possono dedurre integralmente i costi sostenuti per il trasporto pubblico di linea, anche se i pagamenti non sono stati effettuati tramite mezzi tracciabili. In questo caso, è importante conservare i biglietti originali e la documentazione interna che attesti l’attività lavorativa legata al viaggio (come una nota spese firmata dal dipendente).
Riferimenti normativi e applicabilità delle novità fiscali
| Normativa | Descrizione | Data di Applicazione |
| Legge di Bilancio 2025 (Legge 207/2024) | Introduzione dell’obbligo di tracciabilità per le spese di trasferta e rappresentanza | Applicabile dal 2025 |
| Art. 51, comma 5 TUIR | Regola le indennità di trasferta non imponibili, inserita la clausola di tracciabilità | Dal 2025 |
| Art. 54, comma 6-ter TUIR | Introduzione della tracciabilità per i rimborsi analitici addebitati ai lavoratori autonomi | Dal 2025 |
| Art. 95, comma 3-bis TUIR | Regola la deducibilità delle spese di trasferta per vitto, alloggio, trasporto non di linea | Dal 2025 |
| Art. 108, comma 2 TUIR | Deduzione delle spese di rappresentanza con strumenti tracciabili | Dal 2025 |
Le modifiche alle normative fiscali riguardanti le spese di trasferta sono state introdotte dall’art. 1, commi 81-83, della Legge 30 dicembre 2024, n. 207, la Legge di Bilancio 2025. Le disposizioni principali che riguardano la deducibilità delle spese di trasferta e rappresentanza sono riportate nei seguenti articoli:
- Art. 51, comma 5 TUIR: Regola le indennità e i rimborsi per le trasferte non imponibili. In questa sezione è stata inserita la clausola di tracciabilità per le spese di trasporto (come taxi e NCC).
- Art. 54, comma 6-ter TUIR: Disciplina i rimborsi analitici addebitati ai committenti dai lavoratori autonomi, con obbligo di tracciabilità.
- Art. 95, comma 3-bis TUIR: Regola la deducibilità delle spese di trasferta, comprese quelle per vitto, alloggio e trasporti non di linea, a condizione che siano effettuate tramite strumenti tracciabili.
- Art. 108, comma 2 TUIR: Disciplina le spese di rappresentanza e gli omaggi aziendali, anch’essi soggetti alla tracciabilità.
Per quanto riguarda gli strumenti tracciabili, la Legge fa riferimento a quelli previsti dall’Art. 23 del DLgs 9 luglio 1997, n. 241 e dall’Art. 1, comma 679 della Legge 160/2019. Questi includono bonifici, carte di credito, carte di debito e altre modalità elettroniche di pagamento.